Les étapes d'une certification ISO 9001

De la mise en place d’un système de management de la qualité au certificat final estampillé « ISO 9001 », il y a un tout un monde. Après avoir lu cet article, vous en saurez plus sur les grandes étapes de la certification ISO 9001 , de la documentation qualité aux audits internes, et sur l’attitude à adopter pour réussir ce projet.

Prendre le temps de réfléchir

Le premier pas vers une démarche de certification est l’engagement dans le management par la qualité.Vous et vos équipes devez être convaincus que l’impact sera positif. L’objectif n’est pas d’immédiatement améliorer sa prestation, mais plutôt de se pencher sur la manière de faire. Le second objectif peut être d’augmenter ses ventes, en travaillant avec de nouveaux gros clients qui exigent une certification. Quel impact sur les ventes aura votre nouvelle approche qualité ?

Prenez du temps pour vous réunir au sein de votre entreprise et mettre à plat votre activité. Si vous pouvez, désignez un responsable du management de la qualité qui sera votre référent en la matière, et penchez vous sur les questions de base. Avez-vous des processus définis ? Des procédures à mettre au clair ? Comment menez-vous votre activité ? Quel est l’engagement de votre direction ? Autant de points qui vous aideront à faire le premier pas vers la norme.

Construire son Système de Management Qualité

Une fois ces divers constats effectués et la norme bien appréhendée, il est temps de passer à la pratique. Il vous faut maintenant mettre en place tous les documents nécessaires à votre système qualité. Cette partie demande beaucoup de temps et de patience, la mise en place prendra plusieurs mois.

Il vous faut mettre au clair vos processus, implémenter un système de gestion des risques, définir vos objectifs… Vous gagnerez beaucoup de temps  en utilisant des procédures et processus déjà écrits.

Cela peut sembler n’être que « de la paperasse » : loin de là ! Ce sont ces documents qui vous feront certifier et vous donneront un cadre. Pas à pas, la construction de votre documentation va révéler des points d’amélioration possibles et mettre à nu votre fonctionnement.

S’auto-évaluer

Vous entrez maintenant dans une phase d'examen de votre système. Si la norme n’a que peu d’exigences sur les étapes à respecter, il en est certaines auxquelles vous ne pouvez vous soustraire. Ces jalons vont vous permettre d’évaluer votre système.

Le revue de processus tout d’abord, vise à conclure sur l’efficacité de chacun de vos processus. Chaque pilote de processus évalue ses résultats par rapport aux objectifs attendus, et lève un SWOT avec le responsable qualité.

Vous devrez ensuite vous pencher sur l’organisation d’ audits internes. La norme ISO9001 s’attarde fortement sur la planification, la réalisation et le suivi d’audits internes, détaillés dans le paragraphe 9.2. Il s’agit d’un contrôle par un auditeur désigné par votre structure, qui donne également lieu à un rapport et met en évidence des améliorations possibles ou des non-conformités à lever.

Votre revue de direction sera basée sur les rapports de la revue de processus et des audits internes. Son organisation, ses données d’entrée et ses données de sortie sont décrites dans la norme, paragraphe 9.3. Les pilotes de processus, votre responsable du système qualité et la direction se réunissent pour passer en revue l’intégralité du système qualité et ses résultats.

Une revue de processus et une revue de direction au moins annuelles sont obligatoires pour prétendre à la certification ISO9001. Evidemment, il est possible d’en effectuer tous les six mois ou moins selon l’organisation de votre structure. Il en est de même pour les audits internes.

Contacter un organisme certificateur

Dernière grande étape, et non des moindres : l'audit de certification.

Après avoir mis en place votre système qualité, effectué un audit interne et votre revue de direction, il est temps de vous lancer et de vous faire certifier. Afnor, SGS, Veritas, BSI... les choix sont multiples, mais des conseils dans le pack ISO 9001 sauront vous aider à faire votre choix et diviser par deux vos frais d'audit.Le déroulement de cette phase finale pourra varier d’un organisme à un autre.

Un ou plusieurs auditeurs effectueront un audit du ou des sites que vous cherchez à faire certifier. Vous pouvez choisir de demander un audit blanc avant le véritable audit, bien que cela soit facultatif : si vous avez confiance en votre système, lancez-vous sans filet ! Vous n’en serez que plus performant.

Le premier audit de certification est généralement composé de deux parties, permettant un focus sur la documentation dans un premier temps puis sur l’analyse du fonctionnement des processus. Les différents stades peuvent être séparés de plusieurs mois (6 mois maximum), permettant à votre structure de lever d’éventuelles non-conformités entre chaque audit.

Au terme des audits vous sera alors délivré le certificat tant attendu, à condition que vous n’ayez plus de non-conformité.

Pérenniser sa structure

Attention, tout ne s’arrête pas là. La norme doit être renouvelée tous les ans via un audit de surveillance de votre système, moins lourd que les audits précédents. Tous les trois ans, vous serez à nouveau soumis à un audit complet pour prouver que vous êtes toujours conforme aux exigences de la norme, puis le cycle de 3 ans recommence.

Ainsi, il est nécessaire de façonner un système pérenne, de l’entretenir et de l’améliorer. Toute cette démarche montre que la certification n’est pas une fin en soi. La mise en place d’un système qualité peut se faire en accord avec les exigences ISO9001, mais rien ne vous oblige à passer la certification.

La certification est la preuve d’une structure solide qui a réalisé un travail d’introspection et d’organisation : vous n’aurez pas à regretter vos efforts !

Économisez du temps

Le pack ISO 9001 est là pour vous faire gagner du temps et de l’argent.

En téléchargeant et remplissant les documents, vous vous assurez d’être conforme aux exigences de la norme ISO 9001. Ces documents ont été écrits par des ingénieurs qualité et leur pertinence a été prouvée lors d’une dizaine d’audits externes. Bénéficiez de la documentation d’experts qui vous rendra conforme rapidement.

Les utilisateurs ont estimé avoir économisé un an de travail.

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